Уходим в онлайн: как мы пытались (и смогли!) перенести исключительно офлайновое мероприятие в онлайн

Когда самоизоляция смешивает все планы. Опыт организации неформального образовательного события, рассказанный от первого лица.

С 2017 года в разных городах России проходит «Розетка» — событие, объединяющее специалистов из сферы образования: учителей, тьюторов, методистов, руководителей проектов, предпринимателей. В этом году из-за пандемии и последовавших ограничений формат мероприятия кардинально поменялся.

Бренд-менеджер Ира Шубина, помогавшая делать «Розетку-2020», рассказала TJ, с какими сложностями может столкнуться событие при «переезде» в онлайн, и как с ними справлялась команда проекта. Передаём микрофон ей.

«Розетка» — максимально неформальное мероприятие. Мы предлагаем участникам проектировать его вместе с нами — организаторы, создавая рамку, не диктуют контент. Темы, вопросы, содержание дискуссий и мастер-классов — всё это задают участники уже в анкетах, которые заполняют, чтобы попасть на мероприятие.

«Розетка» длится два дня. В первый день мы знакомимся с темами, углубляем их и выясняем, какие вопросы важны для сообщества. Потом выбираем из них самые острые и ищем решения. Второй день — обмен опытом через мастер-классы и лекции, которые проводят как организаторы, так и сами участники. Лейтмотив всей «Розетки» — качественная культура общения и продуктивное взаимодействие.

«Розетка» — это пространство, где можно познакомиться со специалистами из разных областей сферы образования и тепло пообщаться. Мы транслируем концепцию взаимного обмена и активности с момента приёма заявок на событие — например, за неделю до мероприятия мы создаём чат, где можно познакомиться заранее и где всегда сразу же возникают обсуждения, обмен опытом и знакомства. В обратной связи участники рассказывают, что смогли встретить нужных людей, начать проект, решиться на перемены, почувствовать себя частью сообщества и получили заряд вдохновения.

В этот раз «Розетка» была заявлена 28-29 марта в Петербурге. За две недели до мероприятия (16 марта) мы поняли что скоро запретят проведение всех мероприятий на территории города.

Обсудив в команде ситуацию, мы поняли, что несём ответственность перед сообществом и решили проводить мероприятие в онлайне в эти же даты.

Сначала мы изучили специфику работы с аудиторией в онлайне. Нашли подборку материалов о том, как взаимодействовать онлайн, как удерживать внимание аудитории (в онлайне это становится суперважно), какие инструменты можно использовать.

После того, как мы изучили вопрос организации людей в онлайне, мы вернулись к «Розетке» и её ценностям, чтобы выделить форматы, которые важно перенести из офлайна мероприятия (вовлечённость, сотворчество, неформальность), и выделили барьеры, с которыми можем столкнуться:

— Как убедиться в том, что участник — именно тот человек, что регистрировался? Мы отбираем участников по заявкам, поэтому они не могут просто передать ссылку коллеге или другу.

— Как контролировать, чтобы все были на связи? Что делать, если люди начнут включать звук или выключать видео несвоевременно?

— Что делать, если человек будет делать странные вещи на видео во время трансляции, и вообще, уместно ли, чтобы человек жевал или пил?

— Как оставить память о мероприятии, ведь нет возможности сделать групповое фото или всем вместе обняться?

— Как не потерять людей во время перерывов или даже во время мероприятия? Отключиться от трансляции в миллион раз легче, чем встать и уйти с первого ряда в аудитории на 50 человек.

— Вовлечённость. Как её сохранить? Как человек по ту сторону экрана может почувствовать, что он важен, заметен и интересен?

— Как дать слово каждому? Не передавить, но при этом уделить внимание даже самым скромным?

— Как удерживать внимание аудитории, если проходит лекция, где много информации и мало взаимодействия?

— Как удержать концентрацию в течение нескольких часов за экраном, когда отовсюду летят уведомления?

— Как пережить мероприятие эмоционально, когда в действительности ты просто находишься один в своей комнате, в то время как в оффлайне ты активно взаимодействуешь с другими людьми: переживаешь, смеёшься, испытываешь любопытство?

— Как провести полдня без движения, сидя за столом?

Учитывая эти сложности, мы пересмотрели программу и подобрали инструменты для организации процесса в онлайне.

По сути, во время переноса мероприятия в онлайн вы сталкиваетесь с тремя ограничениями:

Мы пересматривали программу офлайн с точки зрения длительности, взаимодействия участников и визуализации. Нам нужно было также выбрать инструменты, которые соответствовали бы ряду требований:

— Чем меньше, тем лучше: сложно переключаться между разными инструментами. Можно потерять участников по техническим причинам;

— Простые и бесплатные: в идеале ими можно пользоваться без предварительной регистрации;

— Знакомые участникам: тогда не потребуется дополнительное время, чтобы разобраться в интерфейсе и функционале.

Мы посмотрели и протестировали разные инструменты: Miro, Mural, Padlet и другие. Выбрали Zoom как основное пространство для работы (купили платную версию), и Padlet как площадку для коллаборации — в этом инструменте каждый человек может создавать небольшие доски с текстом и фотографиями или картинками, а остальные могут их комментировать, лайкать, оценивать. Всё это без регистрации и смс.

Раздаточные материалы подготовили в Google Docs — документ, доступный для просмотра, который каждый участник копирует себе с возможностью редактирования, после чего работает в своём индивидуальном документе. Для всех материалов с события — папка на Google Drive. Для коммуникации с участниками создали канал и чат в Телеграм.

Итак, мы собрали программу и подобрали инструменты. Теперь расскажем подробнее о том, как была построена работа до, во время и после мероприятия.

Важный этап подготовки — это процесс взаимодействия команды, ведь мы также оказались заперты по домам.

Команда «Розетки» — сотрудники сферы образования, каждый из которых занимается профессионально своим делом: кто-то учит детей, кто-то организует образовательные проекты, кто-то преподаёт в магистратуре. Мы делаем мероприятие из разных городов в свободное от основной работы время.

Роли в команде распределяются как в любых мероприятиях: работа с участниками, работа с программой, промо. Продакшн заменяется на диджитал-команду: нет людей, которые готовят помещение и печатают баннеры, но есть те, кто организует онлайн-пространство.

Основной канал для коммуникации команды — Slack. Telegram — для срочных вопросов и эмоциональных обсуждений. Регулярные общие конференц-коллы в Zoom. По нашему опыту, ты никогда не работаешь так продуктивно, как на общем созвоне, стоит созваниваться во время индивидуальной работы, чтобы оперативно задавать друг другу вопросы. Во время, забронированное для звонка, легче сконцентрироваться на рабочих задачах.

С переходом в онлайн появились две важные роли: цифровой директор и цифровая фея. Цифровой директор отвечал за то, чтобы всё работало, и в случае технических неполадок приходил на помощь команде и участникам. Это должен быть человек, который хорошо понимает функциональность всех инструментов. Цифровая фея отвечала за появление информации в каналах: публикации ссылок или важных оповещений в канале Телеграма и чате Zoom, чтобы участники получали уведомления о переходе в другой инструмент или окончании перерыва. Этот человек должен следить за таймингом и чутко реагировать на сигналы от участников во всех каналах.

В онлайне должен быть ведущий и модераторы, если есть задания на взаимодействие в малых группах — у нас они были. В отличие от офлайна, мы бы, наверное, не советовали оставлять участников одних. Пусть даже невидимый, но организатор всегда должен присутствовать.

Каждый раз для «Розетки» мы готовим «Навигатор» — рабочую тетрадь для индивидуальных заданий и фиксации важной информации. Структура навигатора помогает организовать индивидуальную работу участника, которая является неотъемлемой частью «Розетки», и благодаря которой после мероприятия каждый участник выходит с идеями, планами и наработками для собственных задач.

Опыт дистанционной «Розетки» показал, что в онлайне диджитал-навигатор (у нас это был, как уже было написано выше, Google Doc) отвлекает участников и не решает задач (как и чат в Telegram). Участники должны быть на связи с ведущим здесь и сейчас больше, чем в офлайне, это значит, что у них нет времени и внимания смотреть в раздатку — всё можно давать слайдами. Главное — включить время на работу с личными заметками и записями.

Если резюмировать, в онлайне принципиально важно правило: фокусируй участника только на одном канале информации в одну единицу времени. По минимуму переключай внимание между каналами. Монопоток будет работать эффективнее, чем несколько параллельных инфопотоков с разных сторон, иначе у участника теряется логическая связь между разными кусками контента, что понижает как вовлечённость, так и банальное понимание вопроса. Есть только одно но: важно иметь второй, запасной канал связи на случай, если участника выкинет из Zoom. Просто публиковать туда контент во время работы не нужно.

Чтобы убедиться, что во время мероприятия у участников не будет технических проблем и мы не будем тратить время на то, чтобы разобраться с тем, как пользоваться теми или иными инструментами, мы организовали технический вебинар за два дня до мероприятия. На вебинаре мы рассказали про функциональность Zoom, Padlet, показали «Навигатор» и то, как и в какой момент нужно будет его использовать, ответили на вопросы. Таким образом мы поработали с теми участниками, которые могли почувствовать себя неуверенно в онлайне.

Отдельная важная часть — обязательно «прогнать» всё мероприятие целиком с точки зрения участника, включая использование всех инструментов, проверку всех презентаций. Команда может разделиться на группы, часть людей изображать участников. Пожалуй, это была одна из самых ценных вещей — в процессе во время проверки мы обнаружили несколько технических моментов, которые могли упустить, и тогда на самом мероприятии всё могло сломаться.

Мы всегда проводим тренинг для модераторов, где также прогоняем всю программу с точки зрения модератора, чтобы убедиться, что все действуют синхронно. Отдельное внимание нужно уделить таймингу — это также проверяется во время прогона. Удивительно, но выступление в офлайне и в онлайне занимает разное время. И это тоже лучше проверить.

Последним шагом подготовки является сборка сообщения для участников со всеми инструкциями — оно должно быть подробным и включать в себя условный чек-лист со всеми действиями, которые участник должен выполнить до начала мероприятия: установить все приложения, зарегистрироваться в инструментах, если это является необходимостью для полноценного использования, проверить звук и видео на ноутбуке, вступить в канал и чат.

День мероприятия пришёл, и вы наготове со включенными камерами и микрофонами, с проверенной программой и зафиксированным таймингом ждёте участников в онлайне. Вы отправили ссылку с доступом за полчаса или заранее (лучше не отправлять сильно заранее, так как она теряется, можно сделать это за час до старта: тогда группа людей, которые любят всё держать под контролем, не будет переживать, что ссылки нет, и писать об этом в чате участников, волнуя остальных).

Итак, ссылка отправлена, время пришло, участники заходят в онлайн-пространство.

Первый шаг — знакомство. Мы верим, что знакомство очень важно. Особенно важным оно становится в онлайне. Это нужно, чтобы у людей сформировалось понимание, что все остальные — больше чем просто квадратики с лицом. Конечно, если у вас конференция, на которой изначально не было задачи взаимодействия участников, вы можете пропустить этот этап. Но так как чаще всего людей действительно интересует нетворкинг, нам кажется необходимым попытаться его реализовать.

Как это можно сделать:

В изоляции людям не хватает общения, поэтому любые форматы для малых групп на взаимодействие приветствуются. Главное, чтобы они вписывались в целеполагание мероприятия и ожидания участников, а ещё — чтобы имели цель.

Следующий этап — вводная или теоретическая часть. У нас это было введение: информация о том, что нас ждёт сегодня. Все презентации и выступления были в Zoom в общем пространстве. Презентации становятся важными — в офлайне на «Розетке» мы минимизируем презентации, оставляя больше пространства для общения голосом. Это поддерживает неформальность мероприятия. В онлайне презентаций не избежать, это помогает людям удерживать внимание и фиксировать информацию, на слайды важно выводить даже инструкции по дальнейшим действиям.

В офлайне мы воспринимаем окружающую среду через зрение (визуальный контент), слух (выступление и прочее), речь (коммуникация/коллаборация/вопросы) и физику (нахождение тела в пространстве относительно остальных людей или объектов). В онлайне физика пропадает полностью, возможностей для коммуникации друг с другом становится меньше. Остаётся только восприятие на слух и визуальный контент. Поэтому эти два канала нужно использовать по-максимуму.

Онлайн требует больше правил и регламентов, поэтому в каждый момент каждый участник должен понимать, что от него требуется, не тратя время на ориентирование в происходящем. Особенно если он выпал из-за технических проблем.

Второе очень важное наблюдение — не нужно затягивать вводные речи, мотивационные выступления и презентацию дня. Это и в офлайне нагоняет тоску, в онлайне же становится критически скучным.

Мы переживали за организацию совместной работы участников, но в итоге оказалось, что этот формат действительно работает даже в онлайне, если проделать все этапы: знакомство, обсуждение задач, проговорить, что делать и что нет. У нас блок совместной работы длился 40 минут, так как мы переживали за внимание и вовлечённость, но оказалось, что если проблема актуальная, группа небольшая и есть общая задача (в нашем случае — презентовать решения), всё может работать почти как в офлайне — в общем, времени на работу в группах как всегда не хватило, можно было бы спокойно дать людям возможность работать час и даже больше.

Этап презентации результатов по группам должен быть динамичным, тайминг компактным (3 минуты на презентацию), важно договориться не проговаривать то, что уже есть на слайдах. Для этого лучше заранее заготовить структуру слайдов, вот как это было сделано у нас:

В конце первого дня у нас традиционно есть неформальное завершение. В офлайне — это возможность пообщаться после в неформальной обстановке с теми, кого ты заприметил на мероприятии, чтобы обсудить возможное сотрудничество или продолжить начатую на групповой работе дискуссию. В онлайне мы решили организовать онлайн-концерт, но так как в это время нет общего пространства для коммуникации (чат участников и так работает всё время). Это было приятно, но не решало никаких задач.

Второй день «Розетки» — мастер-классы от участников и организаторов. Тут всё просто: мы заранее собираем заявки и в начале второго дня презентуем по 1-2 минуты все темы, после чего создаём ссылки на независимые конференции в Zoom, где собираются спикер, модератор (следит за временем и помогает управлять дискуссией или Q&А, если запланированы вопросы) и приходят участники. В зависимости от актуальности темы, на мастер-классе может быть 50 человек, а может быть 10 и не быть ни одного. Мы заранее говорим об этом, чтобы у спикеров не было неоправданных ожиданий.

Мастер-классы подтвердили наш опыт первого дня о том, что если тема актуальная, то 40 минут недостаточно. И в случае с этой частью программы действительно времени не хватило, можно спокойно проводить такой формат с распределением по времени: час на выступление + 20 минут на вопросы или дискуссию. Важно, что значимость личности/харизмы спикера возрастает, так как по-прежнему стоит вопрос с удержанием внимания. Темп должен быть бодрым, слайды — качественными.

Для любого мероприятия важен финал. Начало и конец запоминаются лучше всего, поэтому старт и завершение всегда должны быть в одном пространстве.

В офлайне обычно это общее фото, выход на сцену команды, аплодисменты — в общем, некое общее ритуальное действие. В онлайне с реализацией могут быть сложности.

Мы решили запустить флешмоб про образованцев в карантине и попросили участников записать короткие видео о том, как они проводят время в изоляции, которые потом смонтировали в общий поток и показали в конце. Общая фотография экрана с кучей людей с включенными камерами, которые корчат рожицы, тоже добавила эмоциональности финалу.

Ещё одна маленькая, но очень важная часть мероприятия — разминки. Они проводятся и в офлайне, но никто не мешает вам сделать их в онлайне — более того, разминки важны, потому что действительно сложно сидеть весь день у экрана, любая физическая активность бодрит и продлевает вовлечённость. Можно предложить сделать простую зарядку или какие-то смешные упражнения, которые также сработают на упрощение формальностей.

Так как у людей есть сложности с работой с раздаточными материалами в процессе, очень важно выложить после мероприятия как можно больше материалов. Если вы записывали видео (а мы записывали мастер-классы), опубликуйте всё на диск или в рабочую папку мероприятия, точно так же как и все документы, все чек-листы.

Активность в чате в первое время будет очень высокой, нужно быть к этому готовыми, отвечать на вопросы участников. У них могут быть свои обсуждения, но нужно держать руку на пульсе, особенно если они будут давать обратную связь или предлагать какие-то идеи на будущее.

Не забудьте собрать обратную связь от участников. Впрочем, сбор обратной связи ничем не отличается от офлайна — любая форма с вопросами онлайн годится.

Мы остались очень довольны мероприятием, и в процессе подготовки и проведения поняли, что у онлайна есть свои плюсы. Ниже постараемся перечислить те выводы, которые мы сделали внутри команды, помимо описанных выше.

Когда ты организуешь мероприятие, тебе очень важна обратная связь от людей. И в офлайне это довольно просто: ты видишь, увлечены ли люди процессом или скучают, поглядывая в телефон. В онлайне всё сложнее. Когда люди молчат (например, идёт лекция), ты не понимаешь, как у них дела. А по видео кажется, что им очень скучно, хотя на самом деле люди просто не привыкли эмоционально реагировать на взаимодействие с экраном — для этого нужны другие люди. Поэтому не воспринимайте на личный счёт задумчивые, серьёзные лица — вполне возможно, участники просто очень погружены в процесс.

Для получения быстрой обратной связи от аудитории можно придумать какой-то жест, который показывает, что все люди вовлечены. У нас это была поднятая вверх рука. Можно попросить людей показывать лайк. Это работает на синхронизацию, но только в случае, если у всех включены камеры.

Перед мероприятием мы сделали чек-листы для участника и модератора, если вам интересно, вы можете найти их тут.

Несмотря на то, что мы делали видеозапись, наше общее командное мнение звучит примерно так: в интернете куча контента, и почти никто не смотрит его после мероприятия. Всё самое ценное происходит в моменте. Записи также теряют ценность из-за психологической ловушки: ты вроде как можешь обратиться к ним в любой момент, они всегда в твоём распоряжении.

Ещё один похожий инсайт состоит в том, что в онлайне всё становится заметным. Все неточности, недоработки, шероховатости, в том числе технические. Скучные слайды становятся ещё скучнее, занудный спикер — ещё зануднее, не обработанная заранее схема переключения между инструментами обязательно оказывается слабым местом, потому что вместо 10 участников на тесте у вас 60, а сделать что-то с этим нужно прямо здесь и сейчас. Поэтому репетируйте, репетируйте, репетируйте.

Не нужно бояться взаимодействия участников, включенных микрофонов, общения. Нам кажется, что мы наоборот не добрали нетворкинга в нашем событии. Также мы заметили, что участникам было проще переходить к общению дальше в чате, когда мероприятие уже закончилось. Они проще вовлекались, продолжали взаимодействие, обсуждения, искали точки соприкосновения для своих проектов. Кажется, это связано с тем, что не нужно, как раньше, переходить из одного пространства (офлайн) в другое (онлайн-чат), тут переход из мероприятия в канал коммуникации происходит более бесшовно, что может стать потенциальной возможностью для организаторов для дальнейшей работы с сообществом вокруг мероприятия.

Обычно на «Розетке» мы доверяемся участникам и выступаем скорее фасилитаторами процесса. В онлайне же нужно больше инструкций, детальнее расписывать следующие шаги. Больше контроля за временем и соблюдением тайминга, более динамичный темп.

Так как мы только осваиваем онлайн, нужно быть честными с участниками и входить в мероприятие в партнёрских отношениях. Нашим лозунгом на дни розетки было словосочетание «Большой эксперимент» — мы повторяли его очень часто, пытаясь донести до всех участников, что всё может пойти не так. Таким образом мы заручились огромной поддержкой и терпением с их стороны. Такой стиль кажется нам более надёжным, чем отношения «организатор-эксперт — участник-ученик», когда мы знаем, как правильно.

У всех свои цифровые привычки — то, как человек ведёт себя в онлайне: как говорит, пишет, какими инструментами пользуется, чтобы решать свои задачи в интернете. Отсюда вытекает ещё одна интересная тема: цифровая этика — поведение человека в чатах, на камеру. Не всегда социальные нормы из реальной жизни переносятся в онлайн, кажется, этому нужно учить отдельно. Отсюда возникает целая новая сфера — обучение людей цифровой грамотности (что включает в себя и привычки, и этику, и понимание того, как в принципе строится взаимодействие в онлайне, и прикладные навыки использования тех или иных инструментов и программ).

Из всего вышенаписанного мы сделали вывод, что онлайн-мероприятия — это новая большая ниша, которую можно и нужно развивать, она имеет право на будущее, и нам будет очень интересно не только наблюдать за её дальнейшей судьбой, но и самим принимать активное участие в создании этой сферы, особенно с учётом того, насколько большой кусок активности в онлайне приходится на образование.

Спасибо за помощь в написании разбора Лере Бараевой (основатель «Розетки») и Валентине Поляковой (команда «Розетки»). В статье используются иллюстрации Радмира Яруллина.

#личныйопыт #образование