Маргарита Бокштейн
61

9 шагов к успешному внедрению системы управления

Как внедрить систему управления предприятием с наибольшей отдачей?

В закладки

Исследование, проведенное Адвокатской Газетой, показало, что почти половина юристов заинтересована в использовании какой-то системы управления практикой, и пока не имеет ее либо недовольна тем, что имеет. При этом проектные менеджеры в составе юридической фирмы – очень редкая птица, и запуском системы занимаются сами юристы. О том, что нужно учесть в процессе запуска, в списке ниже.

  • Точно сформулируйте цели. Это не про техзадание, это на смысловом уровне. ТЗ потом получится из этого понимания. Если нужны данные – понимайте зачем и что с ними делать, если оперативное управление – что вам нужно на уровне простых сценариев операций. Ставьте для внедрения цели формата SMART, как для любого другого проекта.
  • Напишите ТЗ «от заказчика». Даже если вы сами себе заказчик и вы уверены, что отлично понимаете, что нужно. Такое «недоТЗ» позволит не забыть, зачем вы в это влезли и не растерять мелкие «хотелки» и детали. На его основе вы сможете сформулировать свои пожелания всем приглашенным специалистам, которые будут работать на этом проекте. Наличие такого документа делает само понятие «успешного внедрения» овещствленным, понятным и конкретным, а значит вообще возможным.
  • Выберите систему, максимально сродственную вашему рабочему процессу. Все можно дописать и настроить, и ко всему рано или поздно привыкают, но шанс выживания у системы «вашего» типа выше. У компаний, основная сущность которой торговая – один набор самых нужных кнопок и связей, у разработки – другой, у услуг – третий. Да, выбор системы – важный этап, определяющий сложность последующего внедрения и адаптации.
  • Главный секрет: системой должно быть удобнее пользоваться, чем нет. Заготовьте максимальное количество шаблонов (юзер всегда предпочтет выбор из списка внесению вручную). Не пережимайте историю с безопасностью без необходимости, выведите все ссылки и кнопки на поверхность, обеспечьте максимально бесшовную связь между системой и всем остальным, чем вы пользуетесь.

У нас в NAULAB есть система биллинга. Это очень простая штука, которая умеет только учитывать время и удобно делать отчеты. Я однажды выставляла счета без нее – я прокляла все на свете и саму идею почасовой продажи услуг в частности. Вот это - хорошая система, потому что с ней намного проще, чем без нее. Максимально используйте привычные входы: календари, соцсети, почты, мессенджеры.

  • Чтобы система работала, в нее нужно загрузить данные. Их придется сначала собрать. Не надо думать, что вы сначала начнете пользоваться системой, а потом потихоньку загрузите. Самая суть системы в том, чтобы дать вам доступ к вашим данным. Если вам придется сначала искать каждую единицу информации так, как вы делаете это обычно, а потом еще и каждый раз вписывать ее, прежде чем использовать, это очень сильно испортит впечатления от системы у всех. Шансов пройти через эту «долину смерти» у систем очень мало.

Не надо заводить никакие сложные конструкции, например, промежуточные базы. Любая система все равно начинается с таблички в Excel. Когда табличка становится слишком сложной, заводите вторую. Связью между табличками вы займетесь потом. Возможно, этим вообще будет заниматься не вы. Ну и вот связь между данными и проектами действительно можно восстанавливать по ходу дела

  • Делегируйте все. Особенно делегируйте управление проектом, и делегируйте это тому, кто знает, что делать. Внедрение системы в бизнес – это еще один случай, когда переделывать после неправильного захода будет сильно дороже, чем в первый раз (уже хотя бы потому, что за первый раз вы понесли все расходы, а положительного эффекта не дождались, да еще и испортили репутацию самой идее). Так что каждая следующая попытка должна будет окупить предыдущие.
  • Если вы считаете, что сотрудники ничего не делают, система управления от этого не поможет. Обратите внимание: не от того не поможет, что они не делают, а от того, что вы так думаете. Попросите сотрудников повести таблицы времени (это очень простая штука в Excel, доступная и бесплатная), заведите «бумажную» визуализированную доску с задачами (это вообще система управления само по себе, и вы удивитесь, насколько показателен даже такой «недоканбан»), навалите работы и посмотрите на эффект, отправьте несколько человек в отпуск, сократите рабочий день на несколько часов на какое-то время – все это дешевле (и быстрее), чем ставить систему управления (практически любую), но даст вам довольно отчетливую картину нагрузки.
  • Команде обязательно надо знать, что происходит, как оно будет происходить и что изменится. Изменениям всегда сопротивляются, это нормально. Чем непонятнее будущее, тем сильнее ему сопротивляются. Так что объясняйте. На каждом шагу объясняйте, что происходит, что будет, куда мы идем и чем им это поможет. Удивительным образом, взрослые люди, объединившись в группу, начинают реагировать на мир как маленькие дети, и это надо иметь в виду.
  • Система не должна быть сразу идеальной. Ей достаточно быть сразу рабочей. Это тоже немалое требование, но исполнимое, в отличие от запроса на «идеальность». Вы сможете адаптировать и править систему еще долго после ее внедрения, а правки, производимые по ходу дела, дают системе очень много. Это тоже важно объяснить команде. Канбан предусматривает регулярный сбор с участников проектов идей по эволюции доски. В зависимости от того, какую систему вы выберете, у нее будет разная степень адаптивности, но в любом случае вы сможете «разносить» систему только на ходу, обновляя и подправляя под себя.

Автор: Маргарита Бокштейн, Старший Партнер бизнес-лаборатории NAU LAB. Эксперт бизнеса профессиональных услуг.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы рассказать свою историю.

Написать
{ "author_name": "Маргарита Бокштейн", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 0, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 120636, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 11 Oct 2019 12:25:39 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 120636, "author_id": 269490, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/120636\/get","add":"\/comments\/120636\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/120636"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 269490, "last_count_and_date": null }
Комментариев нет
Популярные
По порядку
Обсуждаемое
Новости
Калифорния станет первым американским штатом, где запретят продажу новых изделий из меха
Запрет вступит в силу в 2023 году.
Разборы
«Если горе — стоим»: что происходит в Саратове после убийства девятилетней Лизы Киселёвой
TJ пообщался с местными жителями и волонтёрами, которые искали школьницу.
Разборы
Как работает розничный магазин, и что можно и нельзя делать продавцу и покупателю
Рассказывает сотрудник московского магазина электроники.
Популярное за три дня
Новости
Саратовские жители устроили ночной митинг из-за гибели девятилетней девочки
Люди собрались возле гаражей, где предположительно нашли тело ребёнка. По их мнению, там находится подозреваемый в убийстве.
Новости
Прокуратура потребовала арестовать квартиру Навального. У политика нет другой недвижимости
Это назвали обеспечительной мерой по иску на пять миллионов рублей.
Новости
NASA прервало эфир выхода астронавтов в открытый космос, чтобы сообщить о смерти Алексея Леонова
В Роскосмосе в память о космонавте сделали логотип организации мемориальным.

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "cndo", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "cndo", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "i", "ps": "cndo", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovy", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "cndo", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "disable": true, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "clmf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byswn", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "cndo", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "cndo", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "cndo", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "cndo", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223677-0", "render_to": "inpage_VI-223677-0-130073047", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=cndo&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudv", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "ccydt", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "cndo", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "cndo", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "chfbk", "p2": "gnwc" } } } ]